Agencias de Viajes

Agencias de viajes

Una agencia de Viajes es aquella empresa privada que hace de intermediaria entre sus clientes y determinados proveedores del rubro viajes, tales como aerolíneas, hoteles, cruceros, entre otros, ofreciéndoles a los primeros, mejores condiciones de contratación en los viajes que desean emprender. Es decir, la agencia de viajes le vende a su cliente productos y servicios relacionados al viaje que realizará a un precio más bajo y en el marco de unas condiciones realmente tentadoras y atractivas respecto a lo que podrían conseguir si se dirigiesen a comprarlo directamente en los proveedores mencionados.

Este tipo de empresa expresa mejor su utilidad a la hora de tener que contratar viajes extensos en el exterior, ya que se ocupan de simplificarle al cliente trámites con las compañías extranjeras que correspondan, además de solucionarles temas como el del alojamiento y de guía turística en las ciudades que visiten. Es decir, la agencia de viajes no solamente venderá el ticket de avión correspondiente sino que ofrecen un servicio mucho más completo e integral que incluye hotelería, tickets de medios de transporte urbano, rentado de automóviles, entre otras alternativas.

El mercado de agencias de viajes es variado y por tanto nos podremos encontrar con tres tipos de agencias de viajes: operadoras (organizan los viajes contratando directamente con los operadores de los servicios), mayoristas (ofrecen y distribuyen productos turísticos por intermedio de agencias minoristas, generalmente no son contratadas por el consumidor final y suelen hacer reservas para cubrir las demandas de los minoristas) y minoristas (las que directamente venden sus servicios al consumidor final). Si bien el crecimiento de internet redujo de manera considerable su trabajo dado que muchas aerolíneas comenzaron a vender directamente los pasajes a los clientes y por tanto ya no era necesario el pago de comisiones a las agencias por llevar a cabo este trabajo, reduciendo de manera considerable sus ingresos, las agencias de viajes, de todas maneras, se las ingeniaron para sobrevivir al fenómeno de internet sumándose de lleno a él y publicando allí informaciones detalladas de los viajes que venden.

Las agencias de viajes tienen múltiples funciones, las cuales son:

Función organizacional

Esta se refiere a que la agencia puede diseñar, organizar, vender y operar viajes y productos turísticos combinando distintos servicios a un precio global establecido, esto es a lo que se le llaman viajes combinados o paquetes (viajes estándar programados a la oferta).

Otro tipo de viajes que la agencia puede implementar son los forfaits (viajes programados de acuerdo a la demanda y adaptados a cada cliente).

La función organizacional está gestionada por tour operadores y agencias mayoristas. Para llevarla a cabo se tienen que cumplir algunos puntos:

Se tiene que hacer una investigación permanente de los mercados para conocer las tendencias y necesidades de los clientes, así como también las ofertas de la competencia.

La agencia debe ser creativa para diseñar nuevos productos que le permitan diferenciarse de la competencia.

Ofrecer calidad en el servicio, esto se refiere desde la adecuada elección de los proveedores hasta en el trato a los clientes.

Función Técnica

Se refiere a que la agencia proyecte, elabore y ponga en marcha productos turísticos. Para ello es necesario realizar las siguientes actividades:

Planear el programa que se pretende llevar a cabo, por ejemplo si el cliente desea viajar a un determinado sitio, la agencia tiene que investigar todo lo que se refiere al lugar: como llegar, en cuanto tiempo, mejor opción para hospedarse, que lugares de interés tiene, el costo del viaje, etc.

Diseñar viajes, para ello hay que investigar con los proveedores, tener varias alternativas y realizar las contrataciones necesarias.

Organización y distribución de las plazas, asegurándose de vender solo las que vengan.

Tener el control de las operaciones, estar al tanto de como se va desarrollando el viaje.

Función Financiera

Se refiere a la buena administración de los recursos económicos de la agencia, para lograrlo es necesario:

El conocimiento y análisis de la estructura económica-financiera de la empresa.

Elaborar y analizar presupuestos.

Idear un método adecuado para generar ingresos, organizar y supervisar gastos, así como de cobros y pagos para que se realicen de manera oportuna.

Función Contable

Esta función se relaciona con llevar un control adecuado de los registros contables de las agencias, los cuales son muy útiles y obligatorios, ya que sirven para conocer el estado financiero en que se encuentra la empresa, además de que es información que los proveedores solicitan, los posibles inversionistas, los empleados y hasta la opinión pública.

Función Social

Esta función es muy importante, ya de la buena relación y atención de la agencia para con sus empleados y de éstos últimos con la gente, se deriva el buen funcionamiento de la empresa, su estabilidad y por que no hasta su expansión.

Para que la agencia lleve a cabo de la mejor manera posible esta función se requiere:

1. La implantación de sistemas de aprendizaje y actualización, de tal manera que estimule al trabajador y se le integre en un plan de formación.
2. Crear una estructura satisfactoria del trabajo, en el que se contemplen condiciones favorables que lleven al empleado a valorarlo.
3. Tomar muy en cuenta el bienestar del personal y darle lo que les corresponde (prestaciones conforme a la ley o superiores).
4. Se debe también aplicar un carácter laborar riguroso entre los representantes de la empresa y los trabajadores. Establecer y hacer cumplir el reglamento interno de la empresa.

Función Comercial

En este aspecto se pretende conectar a la agencia con el exterior, tanto por medio de los proveedores como de los consumidores y con ello mejorar las condiciones de ventas y compra de la empresa.

Función Administrativa

Esta función abarca la planificación, organización mando y control de todas las actividades que se realizan en la agencia; algunas sobre todo las grandes empresas tiene departamentos que llevan a cabo estas funciones, en cambio para las pequeñas quien las realiza es el director.

Existen diferentes tipos de agencias de viajes, los cuales son:

Agencias de viajes Mayoristas

Son aquellas que proyectan, elaboran y ofrecen toda clase de servicios y viajes combinados para su afianzamiento. No pudiendo vender ni ofrecer su producto al usuario. Cada mayorista trabaja directamente con los hoteles y líneas aéreas específicas para elaborar paquetes que puedan venderse al público.

Estos paquetes son de diferente naturaleza: algunos están diseñados para grupos y otros para individuos o parejas; otros exigen permanecer en dos o más hoteles; otros más cuentan con especialidades como paquetes para recién casados, paquetes para jugadores de golf o para esquiadores.

A través de su relación con los hoteles el mayorista obtiene asignación de cierto número de habitaciones que puede vender sin verificar con el hotel (Allomet).Además, al mayorista que ha establecido una línea de crédito con el hotel no se le pide hacer un depósito por anticipado. El mayorista expide un cupón a la agencia de viajes (minorista) y ésta a su vez, la entrega al cliente. El huésped presenta el cupón al momento del check in y éste lo usa posteriormente para facturar al mayorista y luego, el mayorista le factura al minorista.

Agencias de viajes Minoristas

Comercializan el producto de los agencias de viajes mayoristas vendiendo directamente al usuario turístico o proyectan, elaboran, organizan o venden toda clase de servicios y viajes combinados al turista, no pudiendo ofrecen ni comercializar sus productos a través de otros servicios. Esta agencia de viajes, es aquella que vende al público. Además de, detrás del negocio de viajes, están diversas agencias que trabajan al mayoreo, con las que las agencias minoristas hacen sus reservaciones en lugar de hacerlas directamente con el hotel.

En la mayoría de los casos, sería muy costoso para las agencias minoristas comunicarse directamente con el hotel cada vez que tuvieran una reservación.

Además, los negocios reservados directamente por el minorista exigen el envío de un depósito al hotel y en muchos casos, particularmente durante los períodos de gran actividad, la agencia minorista no puede saber de inmediato si el hotel podrá brindarle el alojamiento solicitado. Finalmente en años recientes los clientes han pedido paquetes que combinan el alojamiento en el hotel, el viaje aéreo, los traslados en grupos y las excursiones.

Agencias de viajes Online

Son empresas que comercializan  paquetes turísticos (boletos aéreos, de tren, hospedaje hotelero, eventos y espectáculos) directamente al cliente final, cuya operación y gestión de venta se realiza por internet. Estas agencias virtuales generalmente ofrecen servicios creados por Operadores Mayoristas, siendo intermediadores entre estos y el cliente final.

Agencias de viajes Emisoras

Se encuentran situadas en lugares donde se desarrolla actividad comercial importante, estos sitios están habitados mayoritariamente por personas que están dispuestas a realizar viajes. Tienen como función principal proporcionar información a los usuarios, y es aquella que se dedica a emitir o mandar viajeros hacia al exterior.

Agencias de viajes Receptivas

Se localizan en los principales sitos en donde llegan los turistas y suelen ocupar espacios situadas en lugares poco visibles desde el exterior. Actúan como representante de las agencias emisoras, son las encargadas de recibir acomodar y dar toda la información necesaria a los turistas clientes, de todo lo que les espera en el destino al cual van a visitar tratar de dar consejos y hacer lo as ameno posible la estancia del cliente en ese destino. 

Agencias de viajes especializadas

Las agencias especializadas tal como el nombre lo dice, se dedican a un producto en específico esto hace que la empresa tenga mayor enfoque en este producto y así puede sacarle un rendimiento óptimo a la oferta, esto no quiere decir que la empresa deja de lado los demás servicios. Esto ocurre debido al gran crecimiento de numero de agencias de viajes en la actualidad, la amplia y variada demanda turística han obligado a las agencias a especializarse en un determinado producto (turismo rural, turismo de aventura, viajes profesionales, etc.).

Esta especialización provoca un mejor conocimiento del producto y consigo la satisfacción del cliente, ya que la agencia prácticamente se vuelca con él en el desarrollo y organización de su viaje; También repercute en la parte económica gracias a la satisfacción que el cliente se lleva del producto.